Registro de viajeros en Mallorca: las preguntas clave sobre SES.Hospedajes

SES.Hospedajes es el sistema central del Ministerio del Interior para la comunicación de datos de viajeros. Su base legal es el Real Decreto 933/2021 (publicado en el BOE el 26 de octubre de 2021, referencia BOE-A-2021-17461). Su uso es obligatorio desde el 2 de diciembre de 2024 y sustituye a los procedimientos anteriores: el parte en papel y los sistemas Webpol y Hospederías.

A todos los establecimientos de hospedaje en España, incluidos expresamente los propietarios particulares que alquilan a turistas. Afecta tanto a apartamentos y casas vacacionales como a hoteles, hostales, pensiones, campings, casas rurales y albergues. Las empresas de alquiler de vehículos están sujetas a la misma norma.

Sí. La obligación no depende del volumen de alquiler. Aunque solo cedas tu vivienda a turistas de forma ocasional, tienes que estar registrado y comunicar cada estancia.

Sí, pero no necesitas una cuenta distinta para cada inmueble. El sistema tiene dos niveles: primero se da de alta el titular como persona o sociedad responsable y, por debajo, cada alojamiento con su propio código y sus propias credenciales de envío. Si gestionas varios inmuebles, los administras todos con un único acceso. Si gestionas inmuebles de distintos propietarios, cada propietario es un titular independiente en el sistema, porque es el titular quien responde legalmente de la comunicación.

Sí. El acceso a la sede electrónica se realiza con certificado digital, DNI electrónico (DNIe) o Cl@ve. El registro en sí es gratuito.

Cuenta con tiempo: un certificado digital no se emite al instante y Cl@ve puede requerir una identificación presencial en una oficina pública. Sin uno de estos accesos no es posible registrarse; por experiencia, este es el primer obstáculo para los propietarios que no viven en España.

Sí. Como particular extranjero necesitas tu NIE y, si alquilas a través de una sociedad española, el NIF de esa sociedad. Además tendrás que indicar la dirección completa del alojamiento, su categoría, la comunidad autónoma y, si la tienes, el número de tu licencia turística.

Sí. El registro, el check-in online, el envío de datos y la documentación se pueden organizar íntegramente a distancia. Aun así, tener a alguien en la isla sigue siendo valioso: por ejemplo cuando cambian los datos del alojamiento, un envío se rechaza o llega correo de la Administración.

El Real Decreto 933/2021 recoge los campos obligatorios en su Anexo I. Entre otros:

Del huésped: nombre completo, número de documento (DNI, NIE o pasaporte), fecha de nacimiento, nacionalidad y sexo.

De la estancia: fecha de entrada, fecha prevista de salida y dirección exacta del alojamiento.

De la reserva: entre otros datos, la forma de pago. Ese es el que más sorprende a los propietarios, pero forma parte de la comunicación. Sobre el número de tarjeta, la Agencia Española de Protección de Datos ha aclarado que por regla general basta con los cuatro últimos dígitos.

La norma exige una comunicación inmediata y admite como máximo 24 horas. Las 24 horas son el límite, no el plazo normal.

Importante: hay dos comunicaciones distintas con dos puntos de partida distintos.

1. La comunicación de la reserva, que se activa con la reserva, la firma del contrato o una cancelación.
2. El parte de viajeros, que se activa con el inicio de la estancia, es decir, con el check-in.

Cada una está sujeta al límite de 24 horas. Quien solo piensa en el check-in se olvida de la primera.

El parte debe estar firmado por todas las personas de 14 años o más. De los menores de 14 años los datos los facilita el adulto acompañante, indicando además la relación de parentesco. Los niños no desaparecen de la comunicación: simplemente se registran de otra manera.

Sí, y es la vía más práctica. Con un check-in online, tus huéspedes introducen ellos mismos sus datos antes de viajar. El sistema comprueba que esté todo completo y el envío se hace dentro de plazo, sin que nadie teclee datos a mano.

Sí. A través de una integración se pueden conectar el check-in online, la captura de datos y el envío a SES.Hospedajes. Las credenciales se introducen una sola vez y, a partir de ahí, cada estancia se comunica de forma automática.

Cualquier modificación de datos ya enviados genera una nueva obligación de comunicar. La cancelación también hay que comunicarla, y dentro del mismo plazo de 24 horas.

No hay función de edición. Un registro erróneo no se sobrescribe con uno nuevo: hay que anularlo y volver a enviarlo correctamente.

Los envíos rechazados se devuelven con un código de error. Mientras tanto el plazo sigue corriendo, así que conviene revisar los envíos el mismo día y no dejarlo para el fin de semana. Un motivo frecuente de rechazo es la falta de un campo obligatorio, por ejemplo la relación de parentesco de un menor.

La obligación de comunicar es tuya como titular, no del huésped, y sin los datos no puedes cumplirla. En la práctica se resuelve en las condiciones de reserva: el check-in online con envío de datos es requisito para la entrega de llaves. Cuanto antes se comunique, menos discusiones habrá el día de la llegada.

Tres años, contados desde el final de la estancia reservada. Los datos conservados deben coincidir con lo comunicado y estar a disposición de las autoridades si los solicitan.

No. El 17 de junio de 2025 la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó una nota informativa que resuelve exactamente esta duda, consensuada previamente con el Ministerio del Interior y la asociación del sector. La conclusión: la obligación de recoger datos del RD 933/2021 no habilita para pedir una copia del documento de identidad. Y eso vale tanto para la fotocopia como para el escaneo o la foto con el móvil.

La Agencia da tres razones:

1. Demasiados datos. El DNI contiene información que la norma no pide: fotografía, fecha de caducidad, número CAN, nombres de los progenitores. Tratarla aumenta el riesgo de usurpación de identidad y vulnera el principio de minimización (art. 5.1.c del RGPD).
2. Datos insuficientes. A la inversa, el documento no contiene todos los datos que exige el RD 933/2021. Por sí solo no basta para cumplir la obligación.
3. No acredita la identidad. El envío de una copia no permite saber con seguridad quién la ha remitido realmente.

La AEPD describe la vía admisible de forma concreta: el huésped facilita los datos exigidos a través de un formulario, presencial u online.

Si la llegada es en persona, basta con una comprobación visual del documento. Se muestra, no se copia ni se archiva.

Para el check-in online, la Agencia apunta a los certificados digitales, al contraste con los datos asociados al medio de pago o a la autenticación mediante códigos enviados al teléfono o al correo del huésped.

Sí, con condiciones claramente definidas. La nota de junio de la AEPD dejó la cuestión abierta; una resolución posterior de la Agencia la ha respondido.

El uso del reconocimiento óptico de caracteres es admisible cuando el sistema está diseñado desde el inicio para extraer únicamente los campos exigidos por la norma y no almacenar ni imágenes completas ni información superflua. Si se capta una imagen para leerla, solo puede tratarse de forma temporal y debe descartarse inmediatamente después. Además, el documento no puede conservarse como prueba de verificación.

La diferencia entre lo lícito y lo sancionable no está, por tanto, en el escaneo en sí, sino en lo que ocurre después con la imagen.

No. La AEPD exige expresamente algo más que una afirmación: el responsable debe poder demostrar qué hace el sistema exactamente, qué datos capta el OCR, cuánto tiempo se tratan, con qué finalidad y con qué garantías. Es el principio de responsabilidad proactiva.

En la práctica significa que las rutinas de borrado, los lugares de almacenamiento y los plazos de conservación por tipo de dato deben estar documentados, no solo enunciados. Pregunta a tu proveedor de forma concreta cómo se implementa técnicamente el borrado y cómo se documenta. Y, como subraya la Agencia, la comodidad operativa nunca puede situarse por encima de los derechos y libertades de la persona afectada.

Que algo esté extendido no prueba que sea lícito, más bien al contrario. La AEPD ha actuado precisamente por lo extendida que está la práctica y sigue sancionándola: en un caso multó a un hotel con 9.000 euros por escanear los documentos de sus huéspedes, y además tuvo que borrar los documentos guardados y cambiar su sistema de captura. La Agencia recuerda que en casos concretos las sanciones pueden superar los 100.000 euros.

No, y es el punto que más sorprende. Lo que hay que conservar son los datos y los justificantes de envío, tres años desde el final de la estancia. La imagen del documento nunca formó parte de la comunicación y es irrelevante para una consulta de la Administración.

A esto se añade que como prueba no sirve, porque según la AEPD una copia no permite acreditar la identidad con seguridad. Quien la guarda «por si acaso» conserva un documento que no podría responder a la pregunta y asume por ello un riesgo considerable.

Para acreditar internamente que la comprobación se hizo basta una anotación: documento presentado y comprobado, con fecha y persona responsable.

Los órdenes de magnitud son muy distintos. Una comunicación tardía o incorrecta según el RD 933/2021 se mueve entre 100 y 600 euros. Una infracción de protección de datos, en cambio, entra en el marco sancionador del RGPD, que llega hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual mundial, según cuál sea la cifra mayor.

Dicho de otro modo: el almacenamiento que pretende dar seguridad es el que genera el mayor riesgo.

Tus huéspedes escanean su documento durante el check-in online con la cámara del móvil, sin teclear nada a mano. Nuestro sistema extrae únicamente los campos exigidos por la norma, que después tus huéspedes revisan y confirman ellos mismos.

La imagen del documento se descarta tras la lectura y no se almacena. Solo se conservan los datos comunicados y los justificantes de envío, durante los tres años que exige la ley, y después se borran.

Así unimos la vía cómoda para tus huéspedes con lo que la Agencia Española de Protección de Datos exige a este tipo de sistemas.

Es una pregunta legítima: las filtraciones de datos en el sector del hospedaje existen. En cualquier solución, fíjate en dónde se alojan los datos, quién tiene acceso, cuánto tiempo se conservan y si hay un procedimiento para los derechos de las personas (acceso, rectificación). Ante una brecha de seguridad, el plazo de notificación a la AEPD es de 72 horas.

No. La licencia de alquiler turístico la concede la comunidad autónoma —en Mallorca, las Illes Balears— y acredita que tu inmueble cumple los estándares para el alquiler turístico. Sin licencia, el alquiler no está permitido, con independencia de que comuniques correctamente.

No. La comunicación a SES.Hospedajes cumple la obligación en materia de seguridad ciudadana. El impuesto turístico se recauda y se ingresa de forma independiente.

No conviene confiarse. Según el Ministerio del Interior, cada parte comunica los datos de los que dispone; cuando intervienen varios intermediarios, la obligación recae en primer lugar en quien mantiene la relación contractual final directa con el cliente. El parte de viajeros sigue siendo cosa del alojamiento.

Las sanciones se rigen por la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana; la calificación concreta la hace la Administración.

Infracciones leves, de 100 a 600 euros: según el Ministerio del Interior, incluyen enviar datos incorrectos, errores en los datos de los viajeros, omitir parte de la información y comunicar fuera de plazo.

Infracciones graves, bastante más altas: no llevar el registro obligatorio y no comunicar se consideran graves según el artículo 36.20 de la Ley Orgánica 4/2015.

En resumen: comunicar tarde es incómodo. No comunicar o no estar registrado es la opción bastante más cara.

La responsabilidad legal de la comunicación sigue siendo del titular, es decir, de quien ejerce la actividad de alquiler. Un proveedor puede encargarse por completo de la gestión, pero no te libera de esa responsabilidad. Por eso es aún más importante que quede claramente documentado qué comunicaciones se enviaron, cuándo y en nombre de quién, y que puedas consultar esos justificantes en cualquier momento.

Tienes que poder demostrar que los datos se comunicaron y que tus propios registros coinciden con lo comunicado. Conserva por tanto los justificantes de envío durante los tres años completos, no solo los datos de los viajeros.

El registro en sí es gratuito y se hace en pasos abordables. Lo que lleva tiempo son los preparativos: conseguir el certificado digital o Cl@ve, tener a mano el NIE o el NIF, dar de alta correctamente cada alojamiento, generar las credenciales de envío e introducirlas en el software que utilices. Para los propietarios sin experiencia con las sedes electrónicas españolas, es el punto en el que la mayoría busca ayuda.

El software resuelve con fiabilidad la parte repetitiva: check-in, validación, envío dentro de plazo. Pero no ayuda cuando caduca un certificado, cambian los datos de un alojamiento, un envío se rechaza con un código de error poco claro o surge un caso particular que ningún formulario prevé. Por eso, para muchos propietarios lo decisivo es la combinación: procesos automatizados más alguien que conozca el lado administrativo.