Registre de viatgers a Mallorca: RD 933/2021, guia, costos i solució digital

Si llogues un apartament, una finca o una vil·la vacacional a Espanya, has de comunicar electrònicament les dades de la reserva i dels hostes al Ministeri de l'Interior. SES.Hospedajes és la plataforma oficial prevista per fer-ho. L'obligació no afecta només els hotels, sinó també, amb caràcter general, propietaris de lloguer vacacional, apartaments i altres allotjaments turístics.

El registre de viatgers no comença únicament amb l'arribada. Una reserva, la formalització del contracte o una cancel·lació poden generar la seva pròpia comunicació; quan comença l'estada es presenta el comunicat de viatgers. Cada comunicació s'ha de fer sense demora i, com a màxim, dins les 24 hores següents al fet corresponent. Els canvis en dades ja comunicades poden exigir un nou enviament.

En reserves fetes mitjançant Airbnb, Booking.com o un altre intermediari, no has de donar per fet que totes les teves obligacions queden cobertes. El que és determinant és la teva funció concreta i la relació contractual directa amb l'hoste.

Registrar-vos a la plataforma oficial és gratuït, però requereix preparació. Si no residiu permanentment a Espanya, obtenir el certificat digital o l'accés mitjançant Cl@ve i donar d'alta correctament cada allotjament solen ser els primers obstacles.

Després, per a cada reserva han d'estar completes i correctes totes les dades legalment exigides de cada viatger. Segons l'hoste, inclouen nom, data de naixement, nacionalitat, tipus i número de document, país d'expedició, domicili i dades de l'estada. El titular continua sent responsable de l'exactitud.

SES.Hospedajes no cobra cap taxa. Tanmateix, la feina requereix temps: informar els hostes, sol·licitar dades i documents, revisar la informació, recordar les persones pendents, gestionar canvis, enviar les comunicacions i documentar el procés.

Un exemple senzill mostra la dimensió: 60 reserves l'any amb només 30 minuts de gestió sumen 30 hores. Amb un valor estimat de 25 euros per hora, són 750 euros anuals; si dediques una hora a cada reserva, pugen a 1.500 euros. Les consultes i els canvis de darrera hora encara no hi estan inclosos.

El consum de temps més gran rarament és als camps mateixos. El més habitual és que falti una persona, un document sigui il·legible, no s'hagi vist l'enllaç de registre o l'ocupació real no coincideixi amb la reserva. Amb diversos immobles, aviat es converteix en un procés administratiu propi.

L'AEPD, l'autoritat espanyola de protecció de dades, és clara: l'obligació de comunicació de l'RD 933/2021 no autoritza a sol·licitar ni conservar còpies completes de documents d'identitat. Un document conté més dades de les necessàries i una còpia enviada tampoc acredita de manera fiable qui l'ha remesa.

Un escaneig modern pot ser conforme si, des del principi, extreu exclusivament els camps exigits per llei. La imatge només es pot processar temporalment i s'ha d'eliminar immediatament. Així funciona vivo360: cada hoste revisa personalment les dades extretes; no es desen imatges de documents, només les dades obligatòries del registre i els justificants d'enviament.

Això protegeix els hostes davant còpies innecessàries i evita que amfitrions i propietaris hagin de gestionar i protegir arxius d'imatge altament sensibles.

vivo360 no tracta el registre de viatgers com un tràmit oficial aïllat, sinó com a part de tot el procés de lloguer. Reserva, enllaç personal de registre, control d'integritat, pagament, comunicació a SES.Hospedajes i documentació funcionen de manera coordinada.

Si canvia el nombre d'hostes, veus una tasca clara en lloc de missatges dispersos. Pots confirmar la diferència o sol·licitar una correcció; l'hoste completa el pas següent a la seva àrea personal. L'estat i els terminis són visibles en tot moment.

Cap programari resol tot sol tots els casos especials. Per això vivo360 combina el flux digital amb assistència personal a Mallorca, des de la configuració inicial i les consultes tècniques fins a l'acompanyament continu.