Registre de viatgers a Mallorca: les preguntes clau sobre SES.Hospedajes

SES.Hospedajes és el sistema central del Ministeri de l'Interior per comunicar dades de viatgers. La base legal és el Reial decret 933/2021 (publicat al BOE el 26 d'octubre de 2021, referència BOE-A-2021-17461). El seu ús és obligatori des del 2 de desembre de 2024 i substitueix els procediments anteriors: el part en paper i els sistemes Webpol i Hospederías.

A tots els establiments d'hostatge a Espanya, inclosos expressament els propietaris particulars que lloguen a turistes. Afecta tant apartaments i cases vacacionals com hotels, hostals, pensions, càmpings, cases rurals i albergs. Les empreses de lloguer de vehicles estan subjectes a la mateixa norma.

Sí. L'obligació no depèn del volum de lloguer. Encara que només cedeixes l'habitatge a turistes de manera ocasional, has d'estar registrat i comunicar cada estada.

Sí, però no necessites un compte diferent per a cada immoble. El sistema té dos nivells: primer es dona d'alta el titular com a persona o societat responsable i, a sota, cada allotjament amb el seu codi i les seves credencials d'enviament. Si gestiones diversos immobles, els administres tots amb un sol accés. Si gestiones immobles de propietaris diferents, cada propietari és un titular independent dins el sistema, perquè és el titular qui respon legalment de la comunicació.

Sí. L'accés a la seu electrònica es fa amb certificat digital, DNI electrònic (DNIe) o Cl@ve. El registre en si és gratuït.

Compta amb temps: un certificat digital no s'emet a l'instant i Cl@ve pot requerir una identificació presencial en una oficina pública. Sense un d'aquests accessos no es pot fer el registre; per experiència, aquest és el primer obstacle per als propietaris que no viuen a Espanya.

Sí. Com a particular estranger necessites el teu NIE i, si llogues a través d'una societat espanyola, el NIF d'aquesta societat. A més, has d'indicar l'adreça completa de l'allotjament, la seva categoria, la comunitat autònoma i, si en tens, el número de la llicència turística.

Sí. El registre, el check-in en línia, l'enviament de dades i la documentació es poden organitzar completament a distància. Tot i així, tenir algú a l'illa continua sent valuós: per exemple quan canvien les dades de l'allotjament, un enviament es rebutja o arriba correu de l'Administració.

El Reial decret 933/2021 recull els camps obligatoris a l'annex I. Entre d'altres:

De l'hoste: nom complet, número de document (DNI, NIE o passaport), data de naixement, nacionalitat i sexe.

De l'estada: data d'entrada, data prevista de sortida i adreça exacta de l'allotjament.

De la reserva: entre altres dades, la forma de pagament. És la que més sorprèn els propietaris, però forma part de la comunicació. Sobre el número de targeta, l'Agència Espanyola de Protecció de Dades ha aclarit que, en general, n'hi ha prou amb els quatre últims dígits.

La norma exigeix una comunicació immediata i admet com a màxim 24 hores. Les 24 hores són el límit, no el termini normal.

Important: hi ha dues comunicacions diferents amb dos punts de partida diferents.

1. La comunicació de la reserva, que s'activa amb la reserva, la signatura del contracte o una cancel·lació.
2. El part de viatgers, que s'activa amb l'inici de l'estada, és a dir, amb el check-in.

Cadascuna està subjecta al límit de 24 hores. Qui només pensa en el check-in s'oblida de la primera.

El part l'han de signar totes les persones de 14 anys o més. Dels menors de 14 anys, les dades les facilita l'adult acompanyant, que també indica la relació de parentiu. Els nens no desapareixen de la comunicació: simplement es registren d'una altra manera.

Sí, i és la via més pràctica. Amb un check-in en línia, els teus hostes introdueixen ells mateixos les dades abans de viatjar. El sistema comprova que tot sigui complet i l'enviament es fa dins de termini, sense que ningú hagi de teclejar dades a mà.

Sí. Mitjançant una integració es poden connectar el check-in en línia, la captura de dades i l'enviament a SES.Hospedajes. Les credencials s'introdueixen una sola vegada i, a partir d'aquí, cada estada es comunica automàticament.

Qualsevol modificació de dades ja enviades genera una nova obligació de comunicar. La cancel·lació també s'ha de comunicar, i dins el mateix termini de 24 hores.

No hi ha funció d'edició. Un registre erroni no se sobreescriu amb un de nou: cal anul·lar-lo i tornar-lo a enviar correctament.

Els enviaments rebutjats es retornen amb un codi d'error. Mentrestant el termini continua corrent, per això convé revisar els enviaments el mateix dia i no deixar-ho per al cap de setmana. Un motiu freqüent de rebuig és la manca d'un camp obligatori, per exemple la relació de parentiu d'un menor.

L'obligació de comunicar és teva com a titular, no de l'hoste, i sense les dades no la pots complir. A la pràctica es resol a les condicions de reserva: el check-in en línia amb enviament de dades és requisit per a l'entrega de claus. Com més aviat es comuniqui, menys discussions hi haurà el dia de l'arribada.

Tres anys, comptats des del final de l'estada reservada. Les dades conservades han de coincidir amb el que s'ha comunicat i estar a disposició de les autoritats si les demanen.

No. El 17 de juny de 2025 l'Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) va publicar una nota informativa que resol exactament aquest dubte, consensuada prèviament amb el Ministeri de l'Interior i l'associació del sector. La conclusió: l'obligació de recollir dades del RD 933/2021 no habilita per demanar una còpia del document d'identitat. I això val tant per a la fotocòpia com per a l'escaneig o la foto amb el mòbil.

L'Agència dona tres raons:

1. Massa dades. El DNI conté informació que la norma no demana: fotografia, data de caducitat, número CAN, noms dels progenitors. Tractar-la augmenta el risc d'usurpació d'identitat i vulnera el principi de minimització (art. 5.1.c del RGPD).
2. Dades insuficients. A l'inrevés, el document no conté totes les dades que exigeix el RD 933/2021. Per si sol no n'hi ha prou per complir l'obligació.
3. No acredita la identitat. L'enviament d'una còpia no permet saber amb seguretat qui l'ha remesa realment.

L'AEPD descriu la via admissible de manera concreta: l'hoste facilita les dades exigides a través d'un formulari, presencial o en línia.

Si l'arribada és en persona, n'hi ha prou amb una comprovació visual del document. Es mostra, no es copia ni s'arxiva.

Per al check-in en línia, l'Agència apunta als certificats digitals, al contrast amb les dades associades al mitjà de pagament o a l'autenticació mitjançant codis enviats al telèfon o al correu de l'hoste.

Sí, amb condicions clarament definides. La nota de juny de l'AEPD va deixar la qüestió oberta; una resolució posterior de l'Agència l'ha respost.

L'ús del reconeixement òptic de caràcters és admissible quan el sistema està dissenyat des de l'inici per extreure únicament els camps exigits per la norma i per no emmagatzemar ni imatges completes ni informació supèrflua. Si es capta una imatge per llegir-la, només es pot tractar temporalment i s'ha de descartar immediatament després. A més, el document no es pot conservar com a prova de verificació.

La diferència entre el que és lícit i el que és sancionable no és, doncs, l'escaneig en si, sinó què passa després amb la imatge.

No. L'AEPD exigeix expressament més que una afirmació: el responsable ha de poder demostrar què fa exactament el sistema, quines dades capta l'OCR, quant de temps es tracten, amb quina finalitat i amb quines garanties. És el principi de responsabilitat proactiva.

A la pràctica vol dir que les rutines d'esborrat, els llocs d'emmagatzematge i els terminis de conservació per tipus de dada han d'estar documentats, no només enunciats. Pregunta al teu proveïdor de manera concreta com s'implementa tècnicament l'esborrat i com es documenta. I, com subratlla l'Agència, la comoditat operativa no es pot situar mai per damunt dels drets i les llibertats de la persona afectada.

Que una cosa estigui estesa no prova que sigui lícita, més aviat al contrari. L'AEPD ha actuat precisament per l'extensió de la pràctica i continua sancionant-la: en un cas va multar un hotel amb 9.000 euros per escanejar els documents dels seus hostes i, a més, va haver d'esborrar els documents guardats i canviar el seu sistema de captura. L'Agència recorda que en casos concrets les sancions poden superar els 100.000 euros.

No, i és el punt que més sorprèn. El que cal conservar són les dades i els justificants d'enviament, tres anys des del final de l'estada. La imatge del document mai va formar part de la comunicació i és irrellevant per a una consulta de l'Administració.

A més, com a prova no serveix, perquè segons l'AEPD una còpia no permet acreditar la identitat amb seguretat. Qui la guarda «per si de cas» conserva un document que no podria respondre la pregunta i assumeix per això un risc considerable.

Per acreditar internament que la comprovació s'ha fet, n'hi ha prou amb una anotació: document presentat i comprovat, amb data i persona responsable.

Els ordres de magnitud són molt diferents. Una comunicació tardana o incorrecta segons el RD 933/2021 es mou entre 100 i 600 euros. Una infracció de protecció de dades, en canvi, entra en el marc sancionador del RGPD, que arriba fins a 20 milions d'euros o el 4 % de la facturació anual mundial, segons quina xifra sigui més alta.

Dit d'una altra manera: l'emmagatzematge que pretén donar seguretat és el que genera el risc més gran.

Els teus hostes escanegen el document durant el check-in en línia amb la càmera del mòbil, sense teclejar res a mà. El nostre sistema extreu únicament els camps exigits per la norma, que després els teus hostes revisen i confirmen ells mateixos.

La imatge del document es descarta després de la lectura i no s'emmagatzema. Només es conserven les dades comunicades i els justificants d'enviament, durant els tres anys que exigeix la llei, i després s'esborren.

Així unim la via còmoda per als teus hostes amb el que l'Agència Espanyola de Protecció de Dades exigeix a aquests sistemes.

És una pregunta legítima: les filtracions de dades al sector de l'hostatge existeixen. En qualsevol solució, fixa’t en on s'allotgen les dades, qui hi té accés, quant de temps es conserven i si hi ha un procediment per als drets de les persones (accés, rectificació). Davant una bretxa de seguretat, el termini de notificació a l'AEPD és de 72 hores.

No. La llicència de lloguer turístic la concedeix la comunitat autònoma —a Mallorca, les Illes Balears— i acredita que el teu immoble compleix els estàndards per al lloguer turístic. Sense llicència, el lloguer no és permès, tant se val si comuniques correctament.

No. La comunicació a SES.Hospedajes compleix l'obligació en matèria de seguretat ciutadana. L'impost turístic es recapta i s'ingressa de manera independent.

No te’n refiïs. Segons el Ministeri de l'Interior, cada part comunica les dades de què disposa; quan hi intervenen diversos intermediaris, l'obligació recau en primer lloc en qui manté la relació contractual final directa amb el client. El part de viatgers continua sent cosa de l'allotjament.

Les sancions es regeixen per la Llei orgànica 4/2015 de protecció de la seguretat ciutadana; la qualificació concreta la fa l'Administració.

Infraccions lleus, de 100 a 600 euros: segons el Ministeri de l'Interior, hi entren enviar dades incorrectes, errors en les dades dels viatgers, ometre part de la informació i comunicar fora de termini.

Infraccions greus, força més altes: no dur el registre obligatori i no comunicar es consideren greus segons l'article 36.20 de la Llei orgànica 4/2015.

En resum: comunicar tard és incòmode. No comunicar o no estar registrat surt molt més car.

La responsabilitat legal de la comunicació continua sent del titular, és a dir, de qui exerceix l'activitat de lloguer. Un proveïdor pot encarregar-se completament de la gestió, però no t’allibera d'aquesta responsabilitat. Per això és encara més important que quedi clarament documentat quines comunicacions es van enviar, quan i en nom de qui, i que puguis consultar aquests justificants en qualsevol moment.

Has de poder demostrar que les dades s'han comunicat i que els teus propis registres coincideixen amb el que s'ha comunicat. Conserva, doncs, els justificants d'enviament durant els tres anys sencers, no només les dades dels viatgers.

El registre en si és gratuït i es fa en passos abordables. El que porta temps són els preparatius: obtenir el certificat digital o Cl@ve, tenir a mà el NIE o el NIF, donar d'alta correctament cada allotjament, generar les credencials d'enviament i introduir-les al programari que utilitzes. Per als propietaris sense experiència amb les seus electròniques espanyoles, és el punt en què la majoria busca ajuda.

El programari resol amb fiabilitat la part repetitiva: check-in, validació, enviament dins de termini. Però no ajuda quan caduca un certificat, canvien les dades d'un allotjament, un enviament es rebutja amb un codi d'error poc clar o sorgeix un cas particular que cap formulari no preveu. Per això, per a molts propietaris el decisiu és la combinació: processos automatitzats més algú que conegui el costat administratiu.