Gästemeldung Mallorca: Real Decreto 933/2021, Anleitung, Kosten und digitale Lösung

Wer eine Ferienwohnung, Finca oder Villa in Spanien vermietet, muss Buchungs- und Gästedaten elektronisch an das spanische Innenministerium übermitteln. SES.Hospedajes ist das dafür vorgesehene Portal. Die Pflicht betrifft nicht nur Hotels, sondern grundsätzlich auch private Ferienvermieter, Apartments und andere touristische Unterkünfte.

Die Gästemeldung beginnt nicht erst bei der Anreise. Buchung, Vertragsabschluss oder Stornierung können eine eigene Meldung auslösen; beim Beginn des Aufenthalts folgt die Reisendenmeldung. Die Kommunikation muss unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach dem jeweiligen Ereignis erfolgen. Änderungen an bereits gemeldeten Angaben können eine erneute Meldung erforderlich machen.

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com oder andere Vermittler sollte niemand pauschal annehmen, dass damit alle eigenen Pflichten erledigt sind. Entscheidend sind die konkrete Rolle und die unmittelbare Vertragsbeziehung zum Gast.

Die Registrierung beim Behördenportal ist kostenlos, verlangt aber Vorbereitung. Besonders für Eigentümer, die nicht dauerhaft in Spanien leben, sind digitales Zertifikat, Cl@ve und die korrekte Anlage jeder Unterkunft oft die erste Hürde.

Bei jeder Buchung müssen anschließend die gesetzlich geforderten Angaben aller Reisenden vollständig und korrekt vorliegen. Je nach Gast gehören dazu Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Dokumentenart und -nummer, Ausstellungsland, Wohnanschrift sowie die Daten des Aufenthalts. Der Betreiber bleibt für die Richtigkeit verantwortlich.

SES.Hospedajes erhebt keine Gebühr. Die Arbeit dahinter kostet dennoch Zeit: Gäste informieren, Daten und Dokumente anfordern, Angaben prüfen, fehlende Personen erinnern, Änderungen bearbeiten, übermitteln und den Vorgang dokumentieren.

Ein einfaches Beispiel zeigt die Größenordnung: 60 Buchungen pro Jahr bei nur 30 Minuten Bearbeitungszeit ergeben 30 Stunden. Bei einem kalkulatorischen Zeitwert von 25 Euro sind das 750 Euro pro Jahr; bei einer Stunde je Buchung bereits 1.500 Euro. Rückfragen und kurzfristige Änderungen sind darin noch nicht enthalten.

Die größten Zeitfresser sind selten die Eingabefelder selbst. Meist fehlen einzelne Gäste, ein Dokument ist unleserlich, der Registrierungslink wurde übersehen oder die tatsächliche Belegung weicht von der Buchung ab. Bei mehreren Objekten wird daraus schnell ein eigener Verwaltungsprozess.

Die AEPD, Spaniens Datenschutzbehörde, stellt klar: Die Meldepflicht nach RD 933/2021 berechtigt nicht dazu, vollständige Ausweiskopien anzufordern oder aufzubewahren. Ein Ausweis enthält mehr Daten als gesetzlich benötigt und eine zugesandte Kopie beweist zudem nicht sicher, wer sie übermittelt hat.

Ein moderner Dokumenten-Scan kann zulässig sein, wenn er von Anfang an ausschließlich die gesetzlich geforderten Felder ausliest. Das Bild darf nur vorübergehend verarbeitet werden und muss unmittelbar danach verworfen werden. Genau so arbeitet vivo360: Gäste prüfen die ausgelesenen Angaben selbst; gespeichert werden keine Ausweisbilder, sondern nur die erforderlichen Meldedaten und Übermittlungsnachweise.

Das schützt Gäste vor unnötigen Dokumentkopien und Gastgeber vor dem Risiko, hochsensible Bilddateien verwalten und absichern zu müssen.

vivo360 behandelt die Gästeregistrierung nicht als isolierte Behördenaufgabe, sondern als Teil des gesamten Vermietungsprozesses. Buchung, persönlicher Registrierungslink, Vollständigkeitsprüfung, Zahlung, Übermittlung an SES.Hospedajes und Dokumentation greifen ineinander.

Ändert sich die Gästezahl, sieht der Gastgeber eine klare Aufgabe statt verstreuter Nachrichten. Er kann die Abweichung bestätigen oder eine Korrektur anfordern; der Gast erledigt den nächsten Schritt in seinem persönlichen Bereich. Status und Fristen bleiben jederzeit sichtbar.

Software allein löst nicht jeden Sonderfall. Deshalb verbindet vivo360 den digitalen Ablauf mit persönlicher Unterstützung auf Mallorca — von der Einrichtung über technische Rückfragen bis zur laufenden Betreuung.